Vuelta a la oficina: Cómo ajustar las oficinas a la nueva normalidad

Son las empresas que han conseguido adaptar su plantilla y recursos al teletrabajo total, las que ahora, después del fin del estado de alarma, se enfrentan a un segundo acertijo.

Publicado el 24 del Julio de 2020 Por Cristina Cózar

Lo cierto es que preparados o no, la mayoría de los planes de contingencia de coronavirus siguen requiriendo de trabajo en remoto o trabajo flexible. Aunque para muchas empresas haya supuesto una reestructuración improvisada y radical de su infraestructura, ya contábamos con estudios en los que se aseguraba que la forma de concebir el trabajo iba a cambiar junto a la incorporación al mundo laboral de la generación Z y que las empresas tendrían que adaptarse. 

Por tanto, como punto de partida en la planificación de esta nueva normalidad es primordial entender este proceso como una oportunidad para reforzar las políticas de empresa y prepararse para las futuras necesidades de los empleados y el lugar de trabajo. 

Gestión y adaptación de los espacios y recursos de las oficinas 

Para empezar cualquier planificación es fundamental un previo análisis de situación, en este caso de conductas y hábitos. Así, será más sencillo dibujar cuál son los puntos de mayor riesgo de contagio y trabajar sobre su eliminación. 

Puestos de trabajo 

Es esencial garantizar la distancia de seguridad de dos metros para reducir la posibilidad de contagio, en el caso de que no sea posible debido a las limitaciones del espacio se puede recurrir a separadores físicos o mamparas.  Las normas EN 50102 y EN 62262 determinan su grado de resistencia a impactos. 

Es importante tener en cuenta no solo el espacio que ocupa su lugar en sí, sino todos los recursos que cada empleado necesita utilizar para desempeñar sus tareas desde que llega a la oficina hasta que se va. Por ejemplo, plaza de parking, sala de reuniones, despacho privado, ordenador, impresora, taquilla, teléfono, proyector, pizarra?

Para evitar una gran inversión en recursos que permita el uso individual y optimizar al máximo posible los ya existentes, puedes apoyarte en herramientas de reservas que permitan a tus empleados asegurarse con antelación de disponer de todo lo que necesitan para trabajar y así, evitar interrupciones y esperas.

Por ejemplo, el módulo de gestión de reserva de espacios y recursos de nuestro software Tenea-Talent no solo le facilita la reserva a tu equipo, sino que, además, te permite, como responsable, visualizar cuál ha sido, es y será la disponibilidad, ocupación y uso de todos los recursos y espacios de tu empresa. Esto puede ayudarte a la hora de tomar decisiones de optimización empresarial, como puede ser darle un nuevo uso a una sala que está siendo desaprovechada.  

Entrada y salida de personas

Define accesos y salidas escalonadas para limitar las aglomeraciones de gente en puntos concretos, teniendo en cuenta no solo a los trabajadores internos de tu empresa sino además, a todos aquellos posibles visitantes, como pueden ser proveedores de servicios o clientes. Para tener en control de estos últimos puedes poner en uso sistemas de cita previa o de turnos. 

Para empresas que decidan apostar en esta reincorporación por el trabajo presencial de forma estable, escalonada o rotatoria, será de gran utilidad contar con una herramienta de gestión de calendario laboral donde prever y visualizar cuál será la densidad de ocupación de sus espacios.

Recorridos por ruta

Redacta una ruta de recorrido por tu espacio para evitar las aglomeraciones y los cruces de personas teniendo en cuenta el comportamiento y las necesidades de las personas que habitan en la oficina. Es importante conseguir un flujo uniforme de personas para no mezclar varios sentidos y así pueda garantizarse la distancia de seguridad. Puedes ayudarte de la señalética para darla a conocer y facilitar su cumplimiento. 

Espacios de alto contacto 

Teniendo en cuenta que la transmisión del virus puede darse por contacto directo o indirecto, debemos prestar especial atención a aquellos espacios o tareas en los que es más difícil cumplir la distancia de seguridad o que es inevitable el contacto, por ejemplo ascensores. Intenta limitarlos lo máximo posible  o eliminarlos, en el caso de que no se pueda estipula un protocolo de uso que garantice la seguridad. Para evitar el contagio indirecto, puedes reducir aquellas superficies como pomos de las puertas,  huellas dactilares o interruptores por domótica. 

Normas y protocolos de tu sector

Aunque existen normas comunes es importante conocer y  cumplir las normas específicas del área de actividad de tu empresa y en el caso de duda, recurrir a expertos en Riesgos Laborales, patronales o asociaciones específicas. 

Protocolos de mantenimiento, limpieza y desinfección. 

Es imprescindible establecer una ruta de desinfección para asegurar un espacio limpio y con el menor riesgo de contagio posible. Además, es importante tener en cuenta las condiciones termo higrométricas, la ventilación y la calidad del aire interior. 

Administrar la vuelta a las oficinas es un proceso complejo que debe gestionarse poniendo como foco principal la seguridad de las personas que ocupan los espacios de la empresa. Para ello, es fundamental conocer el proceso infectivo del virus, tanto por parte del equipo de Recursos Humanos,  para definir las pautas a seguir, como del resto de trabajadores para interiorizar los nuevos procesos de actuación de forma más fácil. 

La importancia de la Gestión de Recursos Humanos

En cuanto a las pautas a seguir definidas por el departamento de Recursos Humanos, la AEO (Asociación española de oficinas) dicta que la reincorporación debe estar basada en tres elementos:

  1. Criterios médicos y sanitarios: definidos de la realización de pruebas y del conocimiento de riesgos de cada uno de los trabajadores. 

  2. Aforo de la oficina: debe ser el resultado de aplicar y cumplir la normativa de distancia social entre las personas del equipo. 

  3. Las necesidades funcionales y operativas de la empresa: determinar qué modalidad de trabajo realizará cada persona, presencial de forma estable o rotatoria, o bien teletrabajo, teniendo en cuenta los requerimientos de sus tareas así como los dos aspectos anteriores.   

Una de las principales metas del equipo de Recursos Humanos ha de ser conseguir que el éxito del proyecto de vuelta a la normalidad y a las oficinas sea un objetivo común entre empresa y trabajadores. Para ello, es imprescindible conocer la opinión de los trabajadores, hacerlos cómplices y mantenerlos informados. 

Por

Cristina Cózar

Digital Marketing Strategist