¿Qué es la gestión documental y cómo implementarla en tu empresa?

¿Qué es la gestión de documentos en una empresa?

La gestión documental es el conjunto de prácticas y procesos que se utilizan para gestionar de manera eficiente la información y la documentación de una organización. Esto incluye la creación, el almacenamiento, la recuperación, la distribución, la conservación y la eliminación de documentos y datos importantes.

Tabla de contenidos

¿Qué es la gestión de documentos en una empresa?
¿Cómo funcionan los sistemas digitales de gestión de documentos?
Ventajas de una plataforma de documentos digital

¿Cómo funcionan los sistemas digitales de gestión de documentos?

La gestión documental implica una serie de actividades, como la clasificación de los documentos, la indexación, la catalogación y la organización de los mismos. También se encarga de establecer políticas y procedimientos para la gestión de los documentos y datos, así como de asegurar que se cumplan las normativas y regulaciones aplicables.

Además, la gestión documental busca garantizar la seguridad y privacidad de la información, así como optimizar la eficiencia de los procesos empresariales, reduciendo costes y mejorando la toma de decisiones basadas en información confiable y actualizada.

Una gestión documental buena se traduce en mayor eficiencia de los empleados que no pierden tanto tiempo ni en la redacción ni en la organización de documento, más barato para la empresa y más rápida su difusión a los empleados.

Además, una gestión digital mejora la seguridad, permitiendo mayor confidencialidad gracias al cifrado de documentos.

Ventajas de una plataforma de documentos digital

La gestión documental online ofrece numerosos beneficios para las empresas, como los siguientes:

Mayor eficiencia en los procesos: Permite capturar, almacenar, organizar y distribuir la información de manera más eficiente. Esto permite a los empleados acceder fácilmente a la información que necesitan para realizar sus tareas y reduce el tiempo y recursos necesarios para realizar estas tareas.
Mejora de la toma de decisiones: Proporciona información precisa y actualizada, lo que ayuda a los líderes de la empresa a tomar decisiones informadas y bien fundamentadas.
Reducción de costes: La gestión documental puede ayudar a reducir los costes asociados con el almacenamiento, gestión y recuperación de información. Por ejemplo, la digitalización de los documentos puede eliminar los costes de almacenamiento físico y también facilitar el acceso a la información.
Cumplimiento normativo: Es importante para garantizar el cumplimiento de las normativas y regulaciones aplicables. Esto incluye el cumplimiento de la protección de datos personales y la privacidad de la información, así como el cumplimiento de los requisitos legales en cuanto a la conservación y eliminación de documentos.
Mayor seguridad de la información: Como comentamos anteriormente, la gestión documental también es importante para garantizar la seguridad de la información. La implementación de políticas y prácticas adecuadas de seguridad de la información puede ayudar a prevenir la pérdida, el robo o la filtración de información crítica de la empresa.
Mejora de la colaboración: El gestor digital permite compartir documentos de manera más eficiente y rápida, lo que mejora la colaboración entre los empleados. Esto a su vez puede ayudar a mejorar la productividad y la calidad del trabajo.

En resumen, la implementación de un sistema de gestión de documentos digital ofrece ventajas significativas para las empresas, incluyendo la accesibilidad desde cualquier lugar, la escalabilidad, el ahorro de costes, la seguridad de los datos, la colaboración en tiempo real y la recuperación de desastres.