No importa el sector ni el tamaño de tu negocio, es esencial llevar un detallado control de gastos para asegurarnos de que, estos, no suponen un riesgo. Cuando hablamos de controlar los gastos de nuestra empresa a todos nos viene automáticamente a la cabeza la reducción de costes. Pero, para reducir costes, antes, debemos tener claro los gastos que generamos de manera imprescindible para garantizar la supervivencia de nuestro negocio.

Probablemente, para una empresa pequeña o un autónomo, el manejo de los gastos sea una tarea medianamente fácil. Aún así, organizar, reportar y guardar todos los tickets y facturas puede llegar a ocuparle demasiadas horas de trabajo. Tiempo que podría emplear en desarrollar nuevas ideas de crecimiento o simplemente en disfrutar de su vida personal.

Ahora bien, la gestión se complica cuando aumentan el número de proveedores, de empleados con gastos a cargo y las personas involucradas en el proceso. Presentación del comprobante, petición de la validación, comunicación de la validación o rechazo, envío a contadores, traslado a planillas en Excel y, por último, el reembolso. Por suerte, hoy en día, existen fórmulas y herramientas de control de gastos, que hacen el proceso mucho más sencillo y llevadero.

En el artículo de hoy expondremos conceptos básicos a tener en cuenta y hablaremos de la importancia de la gestión de gastos eficiente y cómo podemos llevarla a cabo sin volver loco a nuestro equipo. Al final, te dejamos unos consejos que puedes empezar a poner en práctica hoy mismo.

Conceptos básicos de la gestión de gastos

Toda empresa asume gastos de diferentes índoles por el simple hecho de existir. Algunos asociados directamente a la producción del bien o servicio y otros de manera independiente a estos, pero necesarios para que la organización funcione.

Es primordial tomar conciencia y conocer en profundidad todo lo relativo a los gastos de nuestra empresa para ejecutar una gestión eficiente de los mismos. Por ejemplo, algunos costos comunes son: material de oficina, alquiler, gastos financieros y administrativos, marketing, publicidad y diseño, servicios básicos (luz, gas, agua, wifi, teléfono…), mantenimiento, logística, gastos en viajes y dietas, entre otros.

Aunque no siempre es fácil categorizarlos, podemos diferenciar entre gastos directos e indirectos y variables y fijos.

Tipos de gastos de empresas

Gastos directos

Los gastos directos se relacionan directamente con la producción del bien o servicio que sustenta la empresa. Abarcan desde la materia prima hasta los recursos humanos y materiales empleados en la fabricación del producto o la prestación del servicio.

Gastos indirectos

También llamados generales, a pesar de ser necesarios para la producción del bien o servicio no derivan de la misma. Por ejemplo los generados por tareas de administración, venta y comercialización.

Erróneamente estos no se suelen tener lo suficiente en cuenta en las estimaciones de gasto iniciales, antes de poner en marcha una empresa.

Gastos fijos

El propio nombre lo indica, los gastos fijos son aquellos que se mantienen constantes y no varían con el aumento o la disminución de los ingresos. Por ejemplo, el alquiler del local.

Gastos variables

Los gastos variables están directamente sujetos a la actividad del negocio o producción. Normalmente aumentan o disminuyen proporcionalmente con los beneficios, por tanto, dependen en gran medida, de la actividad de la empresa.

Qué es una hoja de gastos

Las hojas de gastos, o también conocidas como «notas de gastos» o «informes de gastos», son documentos usados por los trabajadores para informar y solicitar a la empresa el reembolso de los gastos relacionados con su actividad en el trabajo.

Por ejemplo, cuando un trabajador se desplaza hasta otra ciudad para reunirse con un posible cliente se generan gastos imprescindibles de viaje, comida y alojamiento, así como posibles gastos adicionales. Estos costos deben ser cubiertos por la empresa. Para ello, el empleado tiene que rellenar la hoja de gastos con los datos requeridos, adjuntar todos los comprobantes y tickets y esperar hasta que finalmente sea aprobado y reembolsado en su cuenta.

Si utilizas este método para controlar los gastos de tu equipo debes tener mucho cuidado con la pérdida de comprobantes y documentación imprescindibles para contabilidad. Además, es mejor que des por hecho que te encontrarás errores por despiste debido al ingreso manual. Otros inconvenientes de las hojas de gastos que debes tener en cuenta son:

• Rellenar las notas de gastos y los trámites correspondientes consume demasiado tiempo al empleado y la calidad de este trabajo no aporta valor añadido ni productividad a la empresa.
• Los trabajadores perciben la cumplimentación de hojas de datos como una labor pesada.
• Es difícil y costoso el control de las hojas de gastos para evitar el fraude interno. Estudios apuntan que un 47% de los empleados inflan habitualmente sus gastos entre 10 y 15 euros de media mensual.

Personas involucradas en el proceso de control de gastos

En el proceso de gestión de gastos de una empresa entran en batalla mínimo tres personas por orden de actuación: el empleado que lo realiza, el responsable, gerente o director de área y por último, el encargado de contabilidad y finanzas.

Empleado

Tiene la obligación y el derecho de reportar todos los gastos que realice como fruto de su trabajo. Para realizarlo, rellena la hoja de gastos, adjunta los comprobantes y tickets y envía la solicitud para su aprobación. Con un software de control de gastos, para imputarlos, solo tiene que fotografiar el ticket dentro de la app y pulsar el botón de solicitar a su responsable ¡Los datos se rellenan solos!

Responsable, Gerente o Director de área

Es esta persona quien recibe el reporte de gastos y es responsable de aceptar o rechazar la solicitud basándose siempre en las políticas internas de la empresa. Teniendo en cuenta que recibirá todas las peticiones de reembolso de los trabajadores a su cargo, realizar este proceso de forma manual puede ser arriesgado y tedioso. La acumulación de documentos tanto físicos como digitales en una carpeta de nuestro escritorio, puede eliminarse con la utilización de un software. Además, ayuda al responsable a reducir tiempo en el proceso de validación e indagar en los casos que considere necesario, incluso le permite pedir documentación extra.

Encargado de contabilidad y finanzas

Este departamento conforma la última parte del proceso. Se encarga de tratar los comprobantes, tickets o facturas y las hojas de gasto para así poder reembolsar las solicitudes aprobadas al empleado. Incluso en este último eslabón, un software de gestión de gastos ayuda a realizar un trabajo más eficiente.

La importancia de la gestión de gastos eficiente

Una estrategia de gastos eficiente es aquella que no limita su gestión al control y al almacenamiento de tickets y facturas para justificar la declaración de impuestos. Un buen control de gastos es primordial para crear nuestras políticas de venta y precios, para anticiparnos a imprevistos y observar cuáles son los puntos que nos reportan mayores ganancias. Así, actuar y poder desarrollar nuevas inversiones. Como ya sabemos, el mercado está en constante fluctuación, esto es un motivo más para apoyarnos en las tecnologías que nos ayudan a optimizar al máximo posible nuestros procesos de gastos.

Más allá de la herramienta que utilicemos para gestionar el proceso de imputación y análisis de gastos, es importante entender que la tarea de los empleados no es disminuir los gastos en su totalidad sino mantener el equilibrio.

Ventajas de controlar los gastos de empresa con un software

Evidentemente, controlar los gastos trae ventajas consigo. Ahora bien, la diferencia en el número de ventajas está en la manera en la que lo hacemos. Apoyarnos en un software para gestionar todo lo relativo a los costos (imputación, aceptación o rechazo, reembolso e informes), proporciona ventajas intangibles que tienen más importancia de las que parece:

• Reduce el estrés por posible situación de riesgo. La tranquilidad que nos da poder descargar informes de gastos detallados y actualizados en unos segundos, no solo nos ayuda a tomar decisiones con las que anticiparnos a una crisis, sino que, casi más importante, nos ayuda a dormir más tranquilos.

• Te da la seguridad de no estar gastando en algo que no es necesario. La mayoría de las veces nuestra empresa tiene costos camuflados que no son necesarios o no nos aportan el valor suficiente para asumirlos. Centralizando la gestión en un software puedes localizar fácilmente gastos innecesarios y actuar para eliminarlos.

• Evita la pérdida de tiempo a empleados, responsables y contables. El software de control de gastos de teneatalent abarca todo el proceso de gestión. Cuando nuestros empleados realizan un gasto, solo necesitan un segundo y la cámara de su móvil para subir sus tickets y añadir el gasto, Tenea-Talent se encarga de todo lo demás; escanea el ticket, reconoce el texto y rellena los campos de información de la solicitud de pago. Inmediatamente después, su responsable recibe una notificación, visualiza la información y aprueba o rechaza en el momento. El historial de gastos está centralizado y es accesible en todo momento por aquellas personas que tengan permisos configurados previamente. Muy útil para que el departamento de contabilidad y finanzas no se vuelva loco solicitando y buscando información y archivos.

• Elimina los errores por pérdida de comprobantes y facturas. No solo existe la posibilidad de que nuestros empleados pierdan el ticket tras recargar el depósito de gasolina, también la acumulación de facturas durante años aumenta el riesgo de pérdidas. Utilizar una única plataforma para toda la gestión evita pérdidas de documentos y problemas a corto y largo tiempo.

• Simplifica la gestión de gastos en viajes y dietas. Gracias a la posibilidad de conectarse en cualquier lugar y momento. Imagínate pagar la comida, sacar tu móvil, imputar el gasto y olvidarte del ticket.

Cómo gestionar los gastos de empresa para un control más eficiente

Para empezar, es fundamental tener asentado un buen plan de negocios que considere todas las hipótesis posibles. Lo conseguimos analizando las circunstancias y adversidades a las que podemos enfrentarnos.

Es imprescindible contar con un análisis exhaustivo de los elementos de cada área y cómo interfieren en los beneficios de nuestra empresa. Para lograrlo, debemos poner sobre la mesa los gastos fijos y variables que asumimos mensual y anualmente, realizar una proyección de ingresos y ganancias y buscar el equilibrio.

Ya que controlar los gastos es una tarea compleja, ¿No sería mejor facilitarlo? Existen pasos que nos ayudan a tener un mayor control de los gastos sin volvernos locos:

Digitaliza y centraliza tus facturas y comprobantes

Gestionar los gastos con una planilla de Excel puede complicarnos el trabajo y darnos demasiados quebraderos de cabeza. Por suerte, existen herramientas que nos permiten digitalizar y almacenar nuestros documentos y asociar los gastos a una categoría y empleado. Evitamos así, el margen de error por ingreso manual y disponemos siempre de información sobre el flujo de nuestras salidas.

Desarrolla un presupuesto y plan de actuación

Cualquier proyecto debe partir de un presupuesto estudiado. Normalmente se recomienda abarcar la temporalidad de un año y enfocar al detalle analizando mes a mes. Los datos de los años anteriores nos sirven para elaborar presupuestos más realistas.

Crea políticas o procedimientos de gastos compartidas

Crear políticas de gastos estandarizados y compartirlas con nuestro equipo nos ayuda a controlar mejor los gastos, ya que todos seguimos unas metas trazadas. Estos procedimientos dependen y varían según la actividad de la empresa.

Adjudica responsables de área o departamentos

En cada área de la empresa o departamento debemos situar un responsable. Este será el portavoz del equipo y se hará cargo de la situación en el caso de que haya algún error en los pagos o cobros.

Compara la previsión con la realidad

Cerrar el año no es solo cerrar una etapa. Como ya sabrás, cerrar el año es tomar tiempo para revisar qué ha pasado , comparar lo previsto con lo sucedido y sacar conclusiones para volver a elaborar otro presupuesto anual lo más realista posible.

Consejos prácticos para mejorar el control de los gastos de tu empresa

Toma decisiones basadas en datos

Cuando tenemos todos los datos integrados y clasificados en mismo lugar es sencillo filtrar y exportar la información para sacar conclusiones y responder a estas preguntas:

• ¿Hay gastos de los que puedo prescindir? ¿Cuáles son necesarios?
• ¿Puedo sustituir algún coste por otro más económico?
• ¿En qué mes los gastos se reducen y en cuál se incrementan?
• ¿Cuál es el motivo de la fluctuación de un mes a otro?

Transmite a tu equipo la importancia de mantener los gastos en equilibrio con las ganancias

Es importante concienciar a nuestro equipo sobre la importancia de controlar los gastos, evitar los derroches y respetar las limitaciones del presupuesto. Podemos premiar el cumplimiento para incentivar y fomentar la implicación en el crecimiento de la empresa.

Aprende constantemente de los aciertos y los errores

Desde el minuto 1 en el que decidimos emprender, estamos aprendiendo y debemos asumirlo. Eso sí, tenemos que hacer algo con ello. Es importante analizar nuestros errores y aciertos, aprender e ir mejorando. Esto también implica, nuestras finanzas.

Pide ayuda a un gestor si lo necesitas

Si a pesar de todos tus esfuerzos, la contabilidad de tu negocio continúa dándote problemas, te recomendamos que dejes que un gestor te ayude encargándose de esta tarea por ti. Podrás apoyarte, escuchar sus consejos y continuar con el crecimiento de tu empresa.

Si te agobia pensar que mes a mes tendrás que estar pendiente de pasarle toda la información, recuerda que una de las ventajas de las herramientas de gestión de gastos, es que la documentación siempre está guardada, actualizada y disponible para quien tú quieras, ¡Dale acceso y listo!

En conclusión, puedes mejorar la gestión de gastos de tu empresa dejando de vivir en el pasado. Las hojas de Excel y las carpetas en la estantería llenas de facturas están bien, pero ahora, gracias a las tecnologías tenemos opciones más eficientes, ¿Por qué no íbamos a aprovecharlas? 

Con un software para la gestión de gastos los empleados pueden subir sus tickets de gastos desde donde quieran, incluso desde el parking del hotel. Al igual que los responsables aprobarlos. 

Recuerda que facilitarle el trabajo a tu equipo, también te lo facilita a ti, ¿Te apetece ver una demo del gestor de gastos de Tenea-Talent?