Para Recursos Humanos, gestionar las vacaciones de los empleados es una de las tareas más difíciles del año. Además, este año muchos se encontrarán, por primera vez, organizando el trabajo de empresas que no cuentan con la presencia de sus empleados en oficina. Pero, ¡Que no cunda el pánico! Afortunadamente, existen herramientas de gestión de vacaciones y ausencias que simplifican y automatizan este proceso.

Una gestión ágil y eficaz no depende solo de la digitalización sino que, esta, debe ser complementaria al conocimiento humano. Es esencial conocer los derechos de los trabajadores y algunos trucos para que la organización sea más fácil. Por eso, te los contamos aquí.

En qué basarse para organizar las vacaciones de tus equipos

Orden de prioridad

La organización de los turnos de vacaciones pueden desembocar en un motivo de conflicto y generar un clima de malestar. A veces, los empleados se ven obligados a tomar sus vacaciones por el cierre de la empresa o bien intensificar sus horarios en temporada alta. En estos casos, suele ser imposible compaginarlas con las vacaciones escolares o la conciliación con la vida personal. Por otro lado, nos encontramos a la mayoría de los empleados solicitando sus días libres en los meses de verano, aumentando las posibilidades de coincidir entre miembros del mismo equipo.

Para fomentar un buen clima laboral y evitar malentendidos, las empresas suelen contar con un sistema de prioridad. Esto básicamente son criterios por los que unos empleados, que cumplen determinadas circunstancias, pueden pedir sus vacaciones antes que otros. La transparencia de estos términos aumenta la empatía y reduce el conflicto entre trabajadores a la hora de consensuar los turnos. Estos criterios están basados generalmente en:

Empleados con hijos

Muchas empresas priorizan, en la elección de los días de vacaciones, a aquellos trabajadores con hijos menores de edad para que puedan adaptarlas a las vacaciones escolares. La intención es favorecer la conciliación familiar y laboral tan ansiada por los empleados.

Antigüedad en la empresa

Para compensar la fidelidad del trabajador, algunas empresas permiten que sean los primeros en elegir, aquellos trabajadores que más tiempo llevan en la empresa o en un determinado.

Sistema rotativo

Probablemente, el criterio que aspira a ser el más justo de todos. Se establece un sistema rotativo en el que todos los empleados, durante su vida en la empresa, tendrán preferencia al elegir.

Convenio y contrato

Aunque en cada convenido se especifican los días mínimos de vacaciones que debe disfrutar el empleado, también pueden incluirse aquellas fechas en las que un empleado no podrá solicitar días de vacaciones. Además, pueden detallarse periodos de tiempos concretos, en los que se requerirá un compromiso por parte del trabajador. Bien por previsión de alto volumen de trabajo o, por el contrario, cierre de la empresa.

Independientemente de la causa, este tipo de información se debe manifestar en el contrato, el empleado debe conocerla y estar de acuerdo. El responsable de Recursos Humanos siempre tiene que estar al tanto de las especificaciones del convenio de cada trabajador.

Buenas prácticas para gestionar las vacaciones de tus empleados

En pequeñas empresas, organizar las vacaciones de los empleados puede ser una tarea fácil, si dispones de conocimientos de Excel y buena comunicación entre empleados. En cambio, cuando pasa un número determinado de empleados, gestionar el calendario puede resultar un verdadero quebradero de cabeza para los responsables de Recursos Humanos. Al número de miembros en los equipos, podemos sumarle, como detonante de complejidad, la gestión de ausencias de empleados que teletrabajan desde casa.

Antes de que el departamento de Recursos Humanos se vea saturado por la cantidad de solicitudes de vacaciones, queremos presentarte algunas buenas prácticas que pueden ayudarte a gestionar las ausencias de tus empleados sin estrés.

Establece una política de vacaciones

Es importante contar con una política de vacaciones redactada de forma clara y sin ambigüedades, donde se incluyan todas las situaciones posibles. Esto evitará dudas sobre los aspectos jurídicos y las normativas en las que basar las decisiones.

El Derecho al disfrute de las vacaciones se encuentra regulado en el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores y en las regulaciones sectoriales entre Sindicatos y Patronal. Además, los diferentes Convenios de la Organización Internacional del Trabajo también regulan este derecho. Para diseñarla correctamente, es necesario conocer la ley vigente y todos los aspectos que afectan a los convenios de cada trabajador.

No debemos olvidar que si algo evita malentendidos y disconformidades es la comunicación. Informa a tus empleados con transparencia de sus derechos, los días de vacaciones que les corresponden y si existe alguna fecha en la que la empresa tiene previsto un alto volumen de trabajo y el cierre de su actividad.

Diseña un orden de prioridad justo

Como hemos señalado antes, establecer un orden de prioridad reduce los motivos de conflicto y la generación de un clima de malestar entre los empleados. No obstante, tenemos que tener cuidado e intentar que este orden de prioridad sea lo más justo y coherente posible. Para ello, podemos agrupar a nuestro equipo en diferentes perfiles y detallar sus necesidades. Así, será más fácil actuar y prevenir situaciones que podrían empeorar el clima laboral de la empresa.

Planifica con la antelación suficiente

Planificar con antelación siempre nos ayuda a anticiparnos y evitar problemas. Sin embargo, en la organización de las vacaciones del equipo, planificarlas con demasiada antelación, puede resultar contraproducente. Lo ideal, y recomendado por la mayoría de los managers, es pedir a los empleados que soliciten las vacaciones con mínimo dos meses de antelación.

Debemos tener siempre en cuenta que se pueden dar situaciones imprevisibles y que dado el caso, tenemos que poder solventarlas sin que esto repercuta a la productividad de la empresa.

Automatiza y digitaliza el proceso

Centralizar todo el proceso de gestión de vacaciones en una misma plataforma te permite tener bajo control las ausencias y presencias de tus trabajadores. Como decíamos anteriormente, para empresas pequeñas no es prioritario la utilización de un software de gestión de vacaciones. Con una plantilla de excel adaptada a la empresa y una buena comunicación, debería ser suficiente. En cambio, cuando el número de empleados aumenta o bien, se trata con empleados en diferentes modalidades de trabajo, como por ejemplo, teletrabajo y trabajo presencial, es recomendable su uso.

Con un gestor de vacaciones y ausencias empleados, como pueden ser bajas o permisos, puedes informar a tus empleados de sus días disponibles, gastados y pendientes de validar de forma actualizada. Además, las solicitudes de días se aceptan o deniegan con la posibilidad de visualizar el calendario laboral de la plantilla para evitar que se solapen ausencias que puedan perjudicar la productividad de la empresa.

Como responsable, eliminas por completo cadenas de correos enredadas en las que se esconden los acuerdos y evitas información aportada en conversaciones olvidadas o malentendidos.

Una de las ventajas principales de contar con este tipo de software es que el propio empleado es quien gestiona sus vacaciones, lo que le da mayor autonomía. A su vez, el equipo de Recursos Humanos responsable solo tiene que definir una política de vacaciones, revisar y aprobar y/o denegar la solicitud.

El uso de un programa para gestionar las vacaciones y cualquier tipo de ausencia de tus empleados, es la mejor opción si quieres evitar perder información por error, olvidarte de actualizar la plantilla de excel o interrumpir a otros departamentos para comprobar el estado de la plantilla.

Muchas empresas o responsables sienten que no son suficientemente grandes como para digitalizar sus procesos, y que formar a sus empleados y adaptarlos a este cambio, supondría más tiempo que ventajas. Esto no es así. El mundo ha cambiado y con él, la forma de comportarnos. Realizamos diariamente procesos digitales. Como usuarios, nos sentimos más cómodos gestionando por nosotros mismos transferencias desde la app de nuestro banco, descargando el billete de avión en el móvil o programando la cita con el dentista en el calendario de nuestro iPhone, ¿Por qué no también solicitar online los días de vacaciones en el trabajo?

¿Te atreves a gestionar tu empresa digital? ¡Pruébalo 3 meses sin pagar cuotas!