Las 5 herramientas imprescindibles para que el Teletrabajo no comprometa la productividad de tu empresa

Las nuevas tecnologías han hecho posible, en algunas ocasiones, trabajar desde casa y seguir conectados, pero, ¿Es posible no reducir la productividad con el Teletrabajo? Te proponemos cinco herramientas para facilitar la gestión de tareas, agilizar la comunicación interna y mejorar la productividad.

Publicado el 01 del Septiembre de 2020 Por Cristina Cózar

Sabemos que las medidas para reducir el contagio del COVID-19 cambian diariamente, aún así, si algo tenemos claro es que protegerse trabajando desde casa reducirá las posibilidades de contagio y por consiguiente, la saturación sanitaria del país. Numerosas compañías reconocidas mundialmente como Apple, Amazon y Google, han empezado a implementar teletrabajo, por recomendación de las instituciones gubernamentales, con la intención de frenar la propagación del Coronavirus y que esto no suponga un parón en la actividad diaria de la empresa. 

Aunque el concepto no es un término novedoso, es ahora cuando, ante esta situación de alarma social, nos preguntamos ¿Están realmente las empresas preparadas para el Teletrabajo? 

Afortunadamente, el desarrollo de nuevas tecnologías y la digitalización de los procesos han hecho posible que, en muchas situaciones, se pueda trabajar desde cualquier lugar necesitando únicamente dos requisitos indispensables: un ordenador y una buena conexión a Internet. Pero, que sea posible, no significa que sea productivo. Esta es la verdadera incertidumbre de numerosas empresas en nuestro país que, por primera vez, tiene a su equipo trabajando en remoto, ¿Es posible no comprometer la productividad? 

Pues bien, no te traemos la fórmula secreta pero sí 5 herramientas que agilizan la comunicación interna de la empresa, facilitan la gestión de tareas y proyectos y mejoran la productividad. 

Gestión de tareas, proyectos y monitorización de objetivos 

  • BOARD 

El método Kanban ha ido ganando popularidad durante las últimas décadas, pero por si aún no has escuchado hablar de él, una aproximación rápida podría ser: "Una método para visualizar el flujo de trabajo de forma organizada a través de la creación de tableros que contienen tarjetas con la repartición de tareas y su estado". De esto exactamente trata la herramienta Board. 

Board, es un organizador de tareas de trabajo en equipo. Permite, mediante la creación de tableros, organizar y priorizar proyectos visualizando las tareas divididas en columnas. Cada tarea se estructura en una tarjeta, esta permite añadir checklist, comentarios, adjuntar archivos y fecha de vencimiento así como añadir a los miembros implicados. Además, puedes elegir un color para cada una de ella, en función del criterio que consideres que más te ayuda a tener una visión clara del flujo de trabajo. 

  • DASHBOARD 

Un dashboard empresarial te ofrece, de un vistazo, un análisis gráfico de  la situación actual de tu empresa en los campos que quieras estudiar. Además, permite crear informes rápidamente, y compartirlos con otros departamentos, para basar la toma de decisiones. 

Introducir un dashboard en la empresa te permite monitorizar los objetivos implantados, esto aumenta la motivación y genera espíritu de colaboración entre el equipo. 

  • MILESTONE 

Esta herramienta es de gran utilidad para el seguimiento de proyectos de empresa, no exclusivamente cuando se trata de teletrabajo. Este software ayuda a dirigir y controlar procesos de gestión de proyectos en todas sus fases, desde su inicio hasta su cierre. Hace posible el seguimiento del equipo determinando objetivos a corto y largo plazo en función de las tareas, el tiempo estimado y la prioridad. Además, puedes comprobar con gráficos, de forma visual y rápida, el estado de  cada una de las fases del proyecto. 

Comunicación interna  

  • CHAT 

Introducir una mensajería interna como herramienta de comunicación mantiene al equipo unido y cercano, especialmente cuando no es posible el contacto en persona. Además, reduce la saturación de la bandeja de entrada del correo con preguntas cortas y deja el teléfono libre  para consultas de clientes. 

Esta herramienta permite organizar la comunicación creando grupos privados por departamentos, proyectos, temas a tratar, etc. El nombre lo eliges tú. El objetivo es favorecer la colaboración y no perder la comunicación entre los miembros de un equipo especializado. A su vez, se pueden mantener conversaciones privadas con cualquier persona de la empresa. 

Con esta herramienta también es posible compartir archivos, realizar videollamadas, enviar audios y actualizar el estado, útil por ejemplo en situaciones de reuniones, horario de comida o llamadas, entre otras. 

Acostumbrarse a una chat empresarial no será difícil para los trabajadores ya que la sociedad actual tiene  interiorizado el funcionamiento de una mensajería como Whatsapp.  

  • BOOK 

Todos hemos perdido tiempo buscando documentos, entre miles de carpetas, que olvidamos dónde guardamos.  

Esta herramienta permite centralizar los archivos importantes de tu empresa que necesitan ser compartidos. Por ejemplo, puede ser útil para comunicar manuales de procedimientos entre departamentos, contenido referencial, manuales de identidad? 

Con Book es fácil dar con la información que necesitas, cada miembro del equipo tiene acceso a los documentos que le corresponden para realizar su trabajo. Sin saturación de archivos, organizados en una sola plataforma y evitando la pérdida de información. 

Control de Horario en tiempos de teletrabajo 

A muchas empresas les preocupa cómo hacer para cumplir con la Ley del Control Horario y que el teletrabajo sea completamente legal. Afortunadamente, tiene fácil solución. Si unicamente quieres contabilizar las horas de tus empleados existen numerosas herramientas que lo permiten, no será esto un impedimento. Pero si además, buscas un software de gestión más completo, que entre sus funciones esté permitir el fichaje de empleados desde cualquier lugar, Tenea-Talent es una opción.

Siempre es útil contar con herramientas que aumenten la productividad de tu empresa, motiven a tus empleados, faciliten los procesos y agilicen los proyectos pero, si esta es tu primera vez  con teletrabajo, no olvides que la comunicación con tu equipo es indispensable. Escúchalos, ayúdales a planificar la jornada, proponles recomendaciones de organización de tiempo y tareas. Recuerda que para muchos esta situación también es nueva.

Por

Cristina Cózar

Digital Marketing Specialist