Coronavirus: ¿Cómo adaptar mi empresa al Teletrabajo?

La situación derivada por el Coronavirus ha obligado a muchas empresas a implementar el Teletrabajo pero, incluso aquellas que pueden acceder a él, siguen teniendo dudas. Respondemos con soluciones a las preguntas más frecuentes.

Publicado el 17 del Abril de 2020 Por Cristina Cózar

Es innegable que la crisis del coronavirus ha transformado nuestra forma de convivir y nuestro concepto del trabajo. Aunque en las últimas semanas hayamos tenido que adaptarnos a trabajar desde casa, a día de hoy sigue siendo un reto para muchos sectores, tipos de empresa y departamentos, especialmente el de Recursos Humanos. 

A pesar de ser numerosos los beneficios de implementar teletrabajo, hasta las empresas que más fácil tienen el acceso a él, siguen teniendo dudas y obstáculos para no perder el control del equipo en el proceso. Muchas de ellas nos llamaban estos días para que las ayudarámos a resolver las dudas con las que se iban encontrando y pudiéramos acompañarlas en el camino. 

Por eso, te dejamos aquí las preguntas más frecuentes sobre los inconvenientes que puedes encontrarte al tener a tu personal trabajando desde casa y cómo puedes solucionarlo. No olvides que digitalizar tu empresa no debe ser visto como un remedio para una situación puntual, sino un avance en las posibles gestiones de la misma. 

  • ¿Cómo registrar el fichaje de mis trabajadores cuando trabajan en remoto? 

  • ¿Cómo implementar la firma digital de documentos y que estos estén validados? 

  • ¿Cómo medir la productividad de mis empleados durante el teletrabajo?

¿Cómo registrar el fichaje de mis trabajadores cuando trabajan en remoto? 

Aunque el fichaje puede hacerse de numerosas formas legales, apoyarse en la tecnología hará que sea viable tanto de forma presencial como en situaciones de teletrabajo. Para ello, existen herramientas que permiten controlar la jornada laboral a través del portal del empleado. Cada empleado puede realizar su fichaje de entrada y de salida desde su ordenador o, en el caso de que lo disponga, desde la aplicación móvil. Por ejemplo, el software de Tenea-Talent ofrece las dos opciones. Esto permite tanto a la empresa como al trabajador tener una visión clara del avance de la jornada laboral en días, meses y años. 

Como apunte, mencionar que es recomendable fijar unos horarios para así asegurarte de que tu equipo está disponible y de que nadie es requerido fuera de su jornada. 

¿Cómo implementar la firma de documentos digital y que estos tengan validez legal? 

Implementar la firma digital, hoy día, es aconsejable para agilizar procesos, pero concretamente a la hora de teletrabajar es imprescindible. Yendo más allá de la firma digital como recurso, especialmente para tu departamento de Recursos humanos, contar con una herramienta que permita compartir documentos con certificado de empresa y que estos puedan ser firmados y validados electrónicamente, tiene múltiples ventajas. Aquí enumeramos algunas:  

  1. Agiliza el proceso de contratación

  2. Ahorra tiempo

  3. Optimiza la gestión de altas y bajas

  4. Mejora la gestión documental 

  5. Ahorra papel y costes

  6. Garantiza la privacidad 

  7. Disponible en cualquier lugar y dispositivo 

El gestor documental del software de Tenea-Talent incluye la opción de firma digital. Esto te permitirá gestionar la documentación y el proceso de firma de forma rápida y segura. Rápida, porque solo necesitarás tres sencillos pasos; seleccionar el perfil del empleado, añadir el documento activando la opción de firma y elegir dónde y en qué páginas firmar. Segura, porque los documentos permanecerán firmados dentro de la plataforma y solo la persona firmante y tú tendréis la posibilidad de acceder a ellos. Además, cada empleado puede disponer de todos los documentos firmados desde su portal del empleado a través de cualquier dispositivo, esto ahorrará tiempo al departamento de Recursos Humanos resolviendo posibles peticiones. 

¿Cómo medir la productividad de mis empleados durante el teletrabajo?

Durante el periodo de alarma del COVID-19, y generalmente, si decides adaptar tu empresa al trabajo en remoto, necesitarás herramientas para medir la productividad de tus empleados. No olvidemos que el hecho de que sea posible, no implica que sea productivo. Además, como inconveniente en la situación actual, debemos sumarle que muchas empresas han implementado el teletrabajo deprisa, sin tiempo para gestionarlo. Esto ha derivado en que, la mayoría de empleados aún siguen inmersos en el reto de adaptarlo a su rutina. Pero que no cunda el pánico, vamos a darte algunos consejos para medir la productividad de tu equipo que puedes adaptar a tu método de trabajo

1. Establecer objetivos, determinar proyectos y dividirlos en tareas. 

Para la eficaz consecución de las tareas, estas deben tener un tiempo de inicio y final, teniendo en cuenta el tiempo y los recursos disponibles para que pueda realizarse la entrega. Si tu equipo tiene claro cuáles son los objetivos, de qué recursos dispone y qué necesita hacer para conseguirlos, será mucho más fácil valorar la calidad del trabajo. Para la visualización por ambas partes podéis ayudaros del método kanban con la herramienta Board. Además Tenea-Talent cuenta dentro del portal del empleado con un módulo de tareas, esto le servirá al empleado para introducir el trabajo realizado diariamente, indicando a qué proyecto se refiere, qué tarea ha desempeñado y cuánto tiempo le ha ocupado.

2. Seguir los proyectos en todas sus fases

Mantener el control del estado durante todas las fases de los proyectos te ayudará a mantener el rumbo de tu empresa y organizar al equipo. Milestone es una herramienta que hace posible el seguimiento de objetivos a corto y largo plazo en función de la tareas, el tiempo estimado y la prioridad. Además, puedes comprobar con gráficos, de forma visual y rápida, el estado de cada una de las fases del proyecto.

3. Monitorizar los objetivos

Para medir correctamente el rendimiento de tu equipo una herramienta que  resulta muy beneficiosa es Dashboard. Esta te ofrece, de un vistazo, un análisis gráfico de la situación actual de tu empresa en cualquier campo que quieras estudiar. Independientemente de entornos de teletrabajo o de oficina, monitorizar los objetivos implantados aumenta la motivación y genera espíritu de colaboración entre el equipo.

4. Mantener reuniones periódicas con tu equipo

La comunicación es la base fundamental de cualquier relación humana y, por tanto, de la relación empresarial. Establecer reuniones periódicas con tu equipo para evaluar el trabajo, resolver dudas, determinar puntos de actuación y posibles cambios aumentará la productividad y con ello, la consecución de los objetivos. 

Para evitar uno de los inconvenientes del teletrabajo como es la pérdida del sentimiento de pertenencia del trabajador a la organización, puedes implantar un chat interno y animar a utilizarlo para consultas que requieran de una respuesta inmediata. 

Tenea Talent por el Teletrabajo  

Desde que creamos el software de Tenea-Talent para implementarlo en nuestra empresa, apostábamos por que no se convirtiera solo en una herramienta para agiliar el departamento de Recursos Humanos, sino en una forma de acercar a todos los miembros de nuestra empresa en una sola plataforma. Ahora, que cada uno trabaja desde su casa nos damos cuenta de lo importante que era. Por eso, queremos ayudar a a las empresas a hacer posible el teletrabajo lo antes posible ofreciendo una prueba de las funcionalidades de nuestro software mientras dure el estado de alarma y, como entendemos que esta crisis no acaba con él, eliminaremos la cuota de los 3 primeros meses. 

Si algo ha quedado claro de la situación derivada del Coronavirus o Covid-19 es que la necesidad de anticiparnos y adaptarnos al trabajo en remoto o teletrabajo, para que nos pille desprevenidos, será indispensable a partir de ahora. 


 

Por

Cristina Cózar

Digital Marketing Strategist