Son las oficinas que han conseguido adaptar su lugar de trabajo y recursos al teletrabajo desde casa las que ahora se enfrentan a un segundo reto. Lo cierto es que preparados o no, la mayoría de las medidas de prevención del covid 19 siguen requiriendo de trabajo en remoto o trabajo flexible. Combinar las formas estas formas de trabajo con el presencial en oficina, parece la solución. 

Adaptación y gestión de los espacios y recursos de las oficinas 

Para empezar cualquier planificación es fundamental un previo análisis de situación, en este caso de conductas y hábitos. Así, será más sencillo dibujar cuál son los puntos de mayor riesgo de contagio y trabajar sobre su eliminación. 

Reservar puestos de trabajo o lugar de trabajo 

Es esencial garantizar la distancia de seguridad en oficina Covid de dos metros para reducir la posibilidad de contagio, en el caso de que no sea posible, se puede recurrir a separadores físicos o mamparas. 

Es importante tener en cuenta no solo el espacio que ocupa su lugar de trabajo en sí, sino todos los recursos que cada empleado necesita desde que llega a la oficina hasta que se va. Por ejemplo, plaza de parking, sala de reuniones, despacho privado, ordenador, impresora, taquilla, teléfono, proyector o pizarra. 

Para evitar una gran inversión en recursos que permita el uso individual y optimizar al máximo posible los ya existentes, puedes apoyarte en una app para gestión de reservas que asegure a tus empleados disponer de todo lo que necesitan para trabajar.

Limitar los espacios de alto contacto

Teniendo en cuenta que la transmisión de la Covid-19 puede darse por contacto directo o indirecto, debemos prestar especial atención a aquellos espacios o tareas en los que es más difícil cumplir la distancia de seguridad o que es inevitable el contacto, por ejemplo ascensores. Intenta limitarlos lo máximo posible  o eliminarlos. En el caso de que no se pueda, estipula unas medidas de seguridad. Para evitar el contagio directo, puedes apoyarte en un software de control de accesos y control de horario y elegir opción de fichaje que mejor se adapte a tu empresa entre: tarjetas RFID o App móvil con geolocalizador. 

Controlar la ocupación, la entrada y la salida de personas en la oficina 

Define accesos y salidas escalonadas para limitar las aglomeraciones de gente en puntos concretos. No olvides tener en cuenta a todos aquellos posibles visitantes, como pueden ser proveedores de servicios o clientes. 

Para empresas que decidan apostar por una vuelta a la oficina con trabajo presencial de forma estable o escalada, será de gran utilidad contar con una app para reservar espacios donde prever y visualizar cuál será la densidad de ocupación de sus oficinas.

Establecer rutas de recorrido por la oficina

Redacta una ruta de recorrido por tu espacio para evitar las aglomeraciones y los cruces de personas. Para ello, debes tener en cuenta el comportamiento y las necesidades de las personas que trabajan en tu oficina. Es importante conseguir un flujo uniforme de personas para no mezclar varios sentidos y así pueda garantizarse la distancia de seguridad. Puedes ayudarte de la señalética para darla a conocer y facilitar su cumplimiento.

Conocer y cumplir las normas de seguridad y protocolos de tu sector 

Aunque existen normas comunes es importante conocer y  cumplir las normas de seguridad e higiene en la oficina del área de actividad de tu empresa, y en el caso de duda, recurrir a expertos en Riesgos Laborales, patronales o asociaciones específicas.

Incluir protocolos de desinfección, limpieza y mantenimiento 

Es imprescindible establecer un protocolo de desinfección de oficinas para asegurar un espacio limpio y con el menor riesgo de contagio de Covid-19 posible. Además, es importante tener en cuenta las condiciones termo higrométricas, la ventilación y la calidad del aire interior. 

Administrar la vuelta a la oficina es un proceso que debe gestionarse poniendo el foco principal en la seguridad de las personas que ocupan los espacios. Para ello, tanto el equipo de RRHH como el resto de trabajadores debe conocer el proceso infectivo del Coronavirus e interiorizar los procesos de actuación.

Criterios para planificar la vuelta a la oficina desescalada 

Sabemos que la opción de vuelta a la oficina desescalada está siendo la más elegida por las empresas españolas pero, ¿Qué criterios debe tener en cuenta el departamento de Recursos Humanos para planificar una nueva normalidad en oficina segura? La AEO  (Asociación española de oficinas) nos ayuda y plantea una vuelta a la oficina basada en tres elementos: 

Recursos Humanos

El equipo de Recursos Humanos tiene la misión de conseguir que el éxito del proyecto de vuelta a la oficina y nueva normalidad sea un objetivo común entre empresa y trabajadores. Para ello, es imprescindible conocer la opinión de los trabajadores, hacerlos cómplices y mantenerlos informados.  

• Criterios médicos y sanitarios: definidos por la realización de pruebas y del conocimiento de riesgos de cada uno de los trabajadores. 

• Aforo de la oficina: resultado de aplicar y cumplir la normativa de distancia social entre las personas del equipo. 

• Las necesidades funcionales y operativas de la empresa: determinar qué modalidad de trabajo realizará cada persona, presencial de forma estable o rotatoria, o bien teletrabajo, teniendo en cuenta los requerimientos de sus tareas.

Claves para una vuelta a la oficina exitosa 

Para que la vuelta a la oficina sea lo más segura y eficiente posible es importante contar con flexibilidad y agilidad al tomar decisiones. Cualquier líder que encabeza una gestión debe tener una alta capacidad para revisar criterios y estrategias continuamente. 

La planificación de la reincorporación al lugar de trabajo debe ser meticulosa. No importa si la opción elegida es un modelo de trabajo flexible, con la combinación de días o personal con teletrabajo desde casa, o bien una vuelta al trabajo presencial estable. Una vez planificada la nueva normalidad en la oficina es importante tener la certeza de que se está haciendo todo lo posible para proteger a los empleados en esta situación de pandemia que nos ha tocado vivir. Así trasladarles, a través de una comunicación fluida y sincera, la tranquilidad de que el pilar fundamental de la decisión tomada ha sido su seguridad. 

Por último, no podemos dejar pasar uno de los puntos claves en cualquier gestión de crisis exitosa, mantener la confianza. Es importante tener en mente que tus empleados se reincorporan a su puesto de trabajo después de más de dos meses confinados recibiendo sobreinformación negativa. Empatizar con sus preocupaciones es fundamental para mantener al equipo unido y motivado.