Guía gestión teletrabajo

Todo lo que necesitas saber para gestionar el teletrabajo en tu empresa

Teletrabajar desde casa o, como llevamos meses escuchando, “hacer teletrabajo”, ha dejado de ser exclusivamente una modalidad propia de los freelance para convertirse en una opción más, considerada en la gestión de los trabajadores de empresas. Actualmente, sus implicaciones y ventajas van mucho más allá de externalizar unos servicios en profesionales ajenos a la empresa.

Podemos decir que la generación Millennial es la primera, en la historia de la humanidad, que ha podido insertarse en el mundo laboral trabajando desde donde quiera. Aunque nos parezca una locura, con una buena conexión a internet y un dispositivo que mantenga conectado al equipo, el 60% de las profesiones pueden cubrirse.  

Probablemente, sigamos relacionando “Teletrabajo” y “Covid-19” hasta que se encuentre una vacuna para esta pandemia. Aún así,  son muchas las empresas que, a pesar de haber implantado el teletrabajo obligadas por el estado de alarma, están empezando a considerar la reestructuración de su gestión del trabajo hacia un modelo más flexible. No obstante, las principales dudas de los responsables surgen, mayoritariamente, cuando hablamos de cómo acomodar estas prácticas de trabajo y que se beneficien empleadores y trabajadores, sin deshacernos del valor social y económico del espacio físico. 

Decantarse por un modelo mixto, entre trabajo presencial y teletrabajo, o bien por el teletrabajo a jornada completa, puede volverse una pesadilla si no se cuentan con las herramientas y la filosofía adecuada. Digamos que, no debemos mandar a nuestro equipo a trabajar desde casa si no le hemos enseñado  cómo hacerlo. Para evitarlo, hemos creado esta guía que reúne todo lo que necesitas para que la gestión del teletrabajo en tu empresa sea todo un éxito. 

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¿Qué es el teletrabajo? 

Por definición, según la RAE , teletrabajo significa: Trabajo que se realiza desde un lugar fuera de la empresa utilizando las redes de telecomunicación para cumplir con las cargas laborales asignadas. 

Hablamos también de trabajo en remoto cuando nos referimos a esta modalidad en la que no es necesario estar físicamente en la empresa. Puede realizarse a tiempo completo o parcial, pero al menos, un 50% de las tareas que realiza el empleado deben realizarse fuera de la oficina.

Diferencias entre teletrabajo y smart working 

A pesar de que a priori nos cueste entender  por qué llamamos diferente a dos modalidades de trabajo que se realizan fuera de la oficina, existe una característica principal de ambos que justifica la diferencia de términos. Esta diferencia la encontramos en el objetivo o enfoque. El teletrabajo se centra en el cumplimiento del horario laboral fijado previamente por la empresa y, en cambio, el smart working se centra en cumplir objetivos. Esta diferencia vuelve al smart working una modalidad de trabajo más flexible ya que tiene absoluta libertad de horario. Esto, no la exime de cumplir con la ley de horario en España. 

Gestión del teletrabajo desde casa en empresas

Digamos que lo que pretende el Smart Working no es que el trabajador trabaje un número de horas, sino que este cumpla con ciertos objetivos pactados. Hasta aquí parece fácil, pero para que el empleado pueda alcanzar los objetivos que se le exigen, la empresa tiene primero que entregarle todas las herramientas necesarias para su máxima productividad y rendimiento profesional. Decantarse por esta metodología de trabajo supone un reto tanto para el trabajador como para la empresa, entre los que se necesita una coordinación perfecta.  

Sin duda, podemos decir que el Smart Working es el resultado de la combinación del teletrabajo o trabajo en remoto y la aparición de las nuevas tecnologías. Es inviable hacer smart working sin contar con las herramientas adecuadas en la nube. Por ejemplo, algunas herramientas que resultan esenciales en esta modalidad de trabajo son: Portal del empleado, CRM, tablero de tareaspublicación de nóminas digitales. Aquí la digitalización es imprescindible. 

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Tipos de teletrabajo

Aunque la situación del Covid-19 nos ha obligado a conocer el teletrabajo desde casa existen otras formas de teletrabajar: 

Trabajo domiciliario o en domicilio: todo trabajo realizado desde la casa del empleado.

Trabajo móvil: es la combinación del trabajo en oficina y en domicilio. 

Trabajo en telecentro: existe una oficina habilitada por la empresa, diferente a la central, donde los empleados realizan algunas de sus actividades. 

Ventajas y desventajas del teletrabajo

Ventajas del teletrabajo para la empresa

Mejora la productividad del equipo:  los trabajadores sienten que tienen más autonomía y flexibilidad, lo que inevitablemente los hace estar más motivados y satisfechos. Quien trabaja feliz, trabaja mejor. 
Reduce el número de absentismo laboral y mejora compromiso por parte de los trabajadores: Al contrario de lo que se suele pensar, las personas que se decantan por teletrabajo presentan un mayor grado de compromiso con la empresa y autodisciplina. Además, al trabajar desde casa y ser el trabajador quien organiza sus horas y tareas, necesitará pedir menos días libres. 
Ahorro de costes en espacio, mobiliario y equipamiento: Es evidente que una de las ventajas del teletrabajo es poder prescindir de tener un espacio físico, incluso, que cuando lo tienes, pueda ser menor al requerido para el número de empleados contratados. No debemos pasar por alto que los costes operativos por mantenimiento también son significativamente menores.
Aumenta el alcance de profesionales con talento: tener una empresa que ofrezca teletrabajo desde casa y las herramientas para gestionarlo, amplía el radio a Recursos Humanos a la hora de buscar profesionales cualificados para cubrir los puestos vacantes. No olvidemos que podemos encontrar el talento que necesitamos en pueblos y ciudades alejadas de nuestra ubicación y que por motivos personales o laborales estos candidatos no pueden desplazarse. 
Aumenta la estancia de los empleados en la empresa: La satisfacción de los trabajadores con su situación en la empresa es detonante cuando estos planean su futuro. La flexibilidad que ofrece el teletrabajo en aspectos clave como: conciliación de la vida laboral y personal o disminución de gastos y tiempo perdido, reduce el porcentaje de rotación de trabajadores en las empresas y por tanto, afianza los equipos.
Mayor control de las tareas de los trabajadores: Aunque parezca contradictorio, al ser una modalidad que obliga en cierto modo a trabajar por objetivos, la gestión del teletrabajo requiere un seguimiento más exhaustivo de las actividades realizadas por cada empleado. 

Para ello, es imprescindible apoyarse en herramientas de gestión de tareas, proyectos y monitorización de objetivos. Por ejemplo, en Tenea-Talent contamos con estas que pueden ayudarte: 

Board: un organizador de tareas basado en el conocido método Kanban. Te permite crear tableros de actividades y asignarlas al miembro responsable del equipo. Visualizar las tareas divididas en columnas te ayudará en la gestión del tiempo y prioridad de los proyectos. 

Dashboardherramienta que elabora un análisis gráfico de cada situación de la empresa de la que quieras obtener información. Te facilitará la monitorización de los objetivos implantados y la toma de decisiones creando informes que puedes compartir con otros departamentos. 

 Milestone: software para dirigir y controlar procesos de gestión de proyectos en todas sus fases, desde su inicio hasta su cierre. Te ayudará en el seguimiento del equipo determinando objetivos a corto y largo plazo teniendo en cuenta en las taras, el tiempo estimado y la prioridad. Esta herramienta es realmente completa, incorpora el reporte en gráficos del estado de cada una de las fases del proyecto. 

Desventajas del teletrabajo para la empresa

Coste en equipos y telecomunicaciones: Si los empleados no disponen del equipo necesario para teletrabajar desde casa, es responsabilidad de la empresa proporcionarle el material. Además de facilitar una buena conexión a internet y el software adecuado para que todos los miembros del equipo tengan las mismas posibilidades de alcanzar sus objetivos. 
Cambio en la organización de la empresa: para que una empresa consiga implantar el teletrabajo de forma eficaz, necesitará hacer cambios en su sistema organizativo. Si no se reestructura de la forma adecuada puede provocar descontrol, falta de comunicación y frustración entre el equipo. 
Problemas con la ciberseguridad: Al conectarse cada trabajador a una red diferente, la empresa está más expuesta a ciberataques. No obstante, se puede evitar poniendo las barreras necesarias. 
Falta del sentimiento de pertenencia: Como consecuencia de la ausencia de contacto personal, crear lazos entre las relaciones de los miembros resulta más complicado. Se puede intentar subsanar concretando reuniones periódicas a través de videollamada.
No todos los trabajadores están preparados para teletrabajar: Cierto es que no nos han enseñado a teletrabajar y aún preconcebimos “trabajo” como una actividad de nuestro día a día que desempeñamos fuera de casa.  El departamento de Recursos Humanos puede ayudar a reducir este inconveniente ofreciendo una formación sobre teletrabajo y maneras de organizarse según las características y puesto de cada uno.
Ventajas y desventajas del teletrabajo para empresas

Ventajas del teletrabajo para el empleado

Mayor conciliación de la vida personal, familiar y laboral: mantener al mismo tiempo una carrera profesional, ejercer el derecho de cuidado a la familia y cuidar nuestro desarrollo personal es tremendamente difícil de compaginar sin descuidar una de las partes. 
La flexibilidad que ofrece el teletrabajo facilita el equilibrio que muchas personas buscan entre la vida profesional y personal. 
Reducción de las situaciones de estrés: eliminar desplazamientos, atascos y aglomeraciones para empezar a trabajar en un entorno seguro y conocido aumenta la calidad de vida de los trabajadores y por tanto, su bienestar emocional.  
Mayor flexibilidad de horarios: sentir que tienes la posibilidad de organizar y planificar tu propio tiempo genera un sentimiento de libertad y responsabilidad, que en cualquier caso, siempre es agradecido.
Disminuyen los gastos extras:  los gastos adicionales que asumen los empleados que tienen que ver con el desplazamiento a la oficina se eliminan con el teletrabajo. 
Mayor autonomía y responsabilidad: el teletrabajo obliga a los trabajadores a ser más independientes y más autónomos en la forma de trabajar y organizarse.
Aumenta la productividad: como ya hemos mencionado, el teletrabajo permite una mayor gestión del tiempo y por tanto, los factores externos, como los atascos o los horarios del transporte, que pueden afectar a la productividad, se reducen. El equipo está más descansado a primera hora por lo que aquel que sea más productivo en las primeras horas del día, probablemente duplicará su productividad en el trabajo. 

Desventajas del teletrabajo para el empleado

Desvinculación del empleado con la empresa: originada, en parte, por la disminución del sentimiento de pertenencia. No pasar tiempo con los compañeros ni compartir un espacio de trabajo común puede provocar el distanciamiento por parte del trabajador hacia la organización. 
Eliminación del ambiente laboral: un buen ambiente laboral, en muchos casos, es un motivo por el que los trabajadores deciden continuar en la empresa. El teletrabajo elimina esta razón. 
Aislamiento del trabajador: la falta de contacto humano puede provocar una sensación de soledad y aislamiento en el trabajador. Para el ser humano relacionarse con otras personas es fundamental. 
Dificultad para medir el rendimiento: si no se cuenta con las herramientas adecuadas y además la comunicación entre responsables y equipos no sigue un plan de supervisión, es posible que disminuya el rendimiento del trabajador.
Ventajas y desventajas del teletrabajo para empleados

El teletrabajo España y en el mundo 

Ley del teletrabajo en España 

El Consejo de Ministros aprobó, el martes 22 de septiembre de 2020, el Real Decreto-Ley que regula el trabajo a distancia y que permite a los trabajadores acogerse al teletrabajo. Tras semanas de negociaciones entre Ejecutivo, sindicatos y patronal han logrado acordar temas primordiales tales como su aplicación, los derechos de los trabajadores y el control de horarios. 

El teletrabajo será siempre reversible y voluntario, fruto del previo acuerdo entre la empresa y el trabajador. Deberá ser la empresa quien cubra todos los gastos asociados a la actividad.  Además, los trabajadores a distancia contarán con los mismos derechos y deberes que los trabajadores presenciales.  

Esta ley entrará en vigor 20 días después de publicarse en el BOE, para así dar un periodo de adaptación a las empresas. 

 Aquí respondemos a las posibles dudas sobre la nueva regulación del trabajo a distancia.  Estos son los detalles de la nueva norma

¿Qué se considera teletrabajo? 

Se entiende como trabajo a distancia y teletrabajo regular aquel que cubra, en un periodo de referencia de tres meses, al menos un 30% de la jornada laboral o bien el porcentaje equivalente respecto a la duración del contrato de trabajo. Con este requisito quedarían exentos a esta regulación, por ejemplo, aquellos trabajadores que teletrabajan desde casa un día a la semana como causa de la flexibilidad laboral.

¿Se puede imponer el teletrabajo? 

No, trabajar a distancia deberá ser una opción voluntaria y reversible tanto para la empresa como para el trabajador y por tanto, no se podrá forzar a ella. 

¿Qué gastos debe asumir la empresa? 

La ley obliga a las empresas a proveer a los trabajadores de todos los equipos, herramientas y medios necesarios para realizar la actividad fuera de la oficina. Por tanto, debe sufragar o compensar los gastos que le genere trabajar a distancia. Estos deben detallarse en el acuerdo escrito entre ambas partes. 

¿Es obligatorio el control de horario en el teletrabajo? 

Sí, el control de horario es obligatorio, al igual que en el trabajo presencial debe incluir el inicio y el fin de la jornada. Contar con un software de fichaje te permitirá cumplir con la ley en todas las modalidades de trabajo.  

¿Qué ocurre con las empresas que han adoptado el teletrabajo a causa del coronavirus?

Aquellas empresas que se vieron forzadas a implantar el teletrabajo a causa del estado de alarma por la pandemia de Coronavirus y que, en la actualidad, continúan en él, no estarán incluidas en el Real Decreto-Ley de trabajo a distancia. Por tanto, deben asegurar al trabajador “los medios, equipos, herramientas y consumibles que exige el desarrollo del trabajo a distancia, así como al mantenimiento que resulte necesario”, pero se deja en mano de la negociación colectiva la compensación de los gastos tales como agua, luz e internet.

¿Es el teletrabajo el futuro?

Si bien las medidas de seguridad frente al Covid-19 han acelerado la transición al teletrabajo, medios como The Guardian aseguran que no se trata de una situación puntual, sino de un cambio de mentalidad hacia el trabajo desde casa que continuará permanente y en alza en nuestra sociedad.

El tercer informe anual de Upwork, Future Workforce Reportdetectó que el 84% de los millennials asegura haber experimentado agotamiento en su lugar de trabajo activo hoy. 

“A medida que las generaciones más jóvenes asciendan en la fuerza laboral y se conviertan en la mayoría de los gerentes en las empresas estadounidenses, remodelarán el trabajo tal como lo conocemos”
Stephane Kasriel, director ejecutivo de Upwork

Gracias a las mejoras en la velocidad de Internet, al avance en tecnologías, a  soluciones digitales de gestión de Recursos Humanos y especialmente, movido por la conciliación laboral y personal que ansiamos las nuevas generaciones, el teletrabajo se ha convertido en una opción cada vez más demanda por los trabajadores de todo el mundo. Entre los últimos estudios al respecto, encontramos que: 

El teletrabajo ha ganado un 91% en popularidad en los últimos 10 años
En 2028, el 73% de los equipos tendrán teletrabajadores
En 2030 la economía de EE.UU podría incrementar 4500 millones de USD por trabajo flexible

Si nos paramos a observar la evolución del teletrabajo en los últimos meses, y por ende, la situación actual, podemos concluir que la Covid-19 solo está acelerando el cambio en los patrones de trabajo  que ya predecían los estudios.

Herramientas y aplicaciones para trabajar en remoto 

Afortunadamente, el desarrollo de nuevas tecnologías y la digitalización de los procesos han hecho posible que, en muchas situaciones, se pueda trabajar desde cualquier lugar. Pero, que sea posible, no significa que sea productivo. Esta es la verdadera incertidumbre de numerosas empresas en nuestro país que, por primera vez, tiene a su equipo trabajando en remoto, ¿Es posible no comprometer la productividad? 

Pues bien, no te traemos la fórmula secreta pero sí 5 herramientas que agilizan la comunicación interna de la empresa, facilitan la gestión de tareas y proyectos y mejoran la productividad.

Herramientas para gestionar el teletrabajo por objetivos

Gestión del teletrabajo por objetivos: Tareas, proyectos y monitorización aplicaciones para trabajar en remoto 

Board

El método Kanban ha ido ganando popularidad durante las últimas décadas, pero por si aún no has escuchado hablar de él, una aproximación rápida podría ser: “Una método para visualizar el flujo de trabajo de forma organizada a través de la creación de tableros que contienen tarjetas con la repartición de tareas y su estado”. De esto exactamente trata la herramienta Board. 

Board, es un organizador de tareas de trabajo en equipo. Permite, mediante la creación de tableros, organizar y priorizar proyectos visualizando las tareas divididas en columnas. Cada tarea se estructura en una tarjeta, esta permite añadir checklist, comentarios, adjuntar archivos y fecha de vencimiento así como añadir a los miembros implicados. Además, puedes elegir un color para cada una de ella, en función del criterio que consideres que más te ayuda a tener una visión clara del flujo de trabajo.

Dashboard

Un dashboard empresarial te ofrece, de un vistazo, un análisis gráfico de  la situación actual de tu empresa en los campos que quieras estudiar. Además, permite crear informes rápidamente, y compartirlos con otros departamentos, para basar la toma de decisiones. 

Introducir un dashboard en la empresa te permite monitorizar los objetivos implantados, esto aumenta la motivación y genera espíritu de colaboración entre el equipo. 

Milestone

Esta herramienta es de gran utilidad para el seguimiento de proyectos de empresa, no exclusivamente cuando se trata de teletrabajo. Este software ayuda a dirigir y controlar procesos de gestión de proyectos en todas sus fases, desde su inicio hasta su cierre. Hace posible el seguimiento del equipo determinando objetivos a corto y largo plazo en función de las tareas, el tiempo estimado y la prioridad. Además, puedes comprobar con gráficos, de forma visual y rápida, el estado de  cada una de las fases del proyecto.

Comunicación interna

Chat

Introducir una mensajería interna como herramienta de comunicación mantiene al equipo unido y cercano, especialmente cuando no es posible el contacto en persona. Además, reduce la saturación de la bandeja de entrada del correo con preguntas cortas y deja el teléfono libre  para consultas de clientes. 

Esta herramienta permite organizar la comunicación creando grupos privados por departamentos, proyectos, temas a tratar, etc. El nombre lo eliges tú. El objetivo es favorecer la colaboración y no perder la comunicación entre los miembros de un equipo especializado. A su vez, se pueden mantener conversaciones privadas con cualquier persona de la empresa. 

Con esta herramienta también es posible compartir archivos, realizar videollamadas, enviar audios y actualizar el estado, útil por ejemplo en situaciones de reuniones, horario de comida o llamadas, entre otras. 

Acostumbrarse a una chat empresarial no será difícil para los trabajadores ya que la sociedad actual tiene  interiorizado el funcionamiento de una mensajería como Whatsapp. 

Book

Todos hemos perdido tiempo buscando documentos, entre miles de carpetas, que olvidamos dónde guardamos.  

Esta herramienta permite centralizar los archivos importantes de tu empresa que necesitan ser compartidos. Por ejemplo, puede ser útil para comunicar manuales de procedimientos entre departamentos, contenido referencial, manuales de identidad? 

Con Book es fácil dar con la información que necesitas, cada miembro del equipo tiene acceso a los documentos que le corresponden para realizar su trabajo. Sin saturación de archivos, organizados en una sola plataforma y evitando la pérdida de información. 

Control de horario en teletrabajo

A muchas empresas les preocupa cómo hacer para cumplir con la Ley del Control Horario y que el teletrabajo sea completamente legal, mucho más ahora que según la ley que regula el trabajo a distancia, es obligatorio fichar la jornada. Afortunadamente, tiene fácil solución. 

Si únicamente quieres contabilizar las horas de tus empleados existen numerosas herramientas que lo permiten, no será esto un impedimento. Pero si además, buscas un software de gestión más completo, que entre sus funciones esté permitir el fichaje de empleados desde cualquier lugar, Tenea-Talent es una opción.

Siempre es útil contar con herramientas que aumenten la productividad de tu empresa, motiven a tus empleados, faciliten los procesos y agilicen los proyectos pero, si esta es tu primera vez  con teletrabajo, no olvides que la comunicación con tu equipo es indispensable.Escúchalos, ayúdales a planificar la jornada, proponles recomendaciones de organización de tiempo y tareas. Recuerda que para muchos esta situación también es nueva.

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Consejos para gestionar el teletrabajo desde casa

Mantén a tu equipo motivado e involucrado en la misión de tu empresa: es imprescindible que tus trabajadores estén motivados para alcanzar sus objetivos, ya sea desde casa o en oficinas. Una persona motivada y entusiasmada en el trabajo pondrá todo lo que esté en su mano para que la empresa donde trabaja siga adelante. Es importante contar con un buen líder que motive al equipo, lo mantenga unido y le proporcione la seguridad para luchar camino de un objetivo común. 

Define objetivos cuantificables: cada miembro de tu empresa debe conocer cuáles son sus objetivo y qué se espera de él. Estos siempre deben ser realistas, medibles y cuantificables.

Comunícate de forma clara y sin ambigüedades: con el lenguaje textual es difícil comunicar intenciones tales como la ironía o el sarcasmo, ya que nos desprendemos de los aspectos corporales. Por eso, la comunicación con tus trabajadores en remoto debe ser clara y sin ambigüedades. 

Establece horarios de reuniones y asegura la desconexión: la mente de una persona al comenzar una tarea requiere de un tiempo previo de adaptación y concentración. Recibir constantes interrupciones vía chat o llamadas, durante estos minutos, empeora la productividad. Elige el canal de comunicación y establece un número de reuniones o llamadas. 

Forma a los empleados: los empleados deben aprender a teletrabajar y conocer cómo funcionan todas las herramientas que se les exigen para la gestión del teletrabajo. Es importante educarlos en esta modalidad y cuidar los aspectos psicosociales a los que se enfrentan al teletrabajar. 

Invierte en tecnología: para implementar el teletrabajo con éxito, las empresas deben estar a la última en tecnología. Ya hemos visto que es imprescindible una buena conexión a internet, equipos con los que mantenernos conectados y sobre todo, canales de comunicación entre los integrantes de la empresa. 

Esperamos que nuestra guía de teletrabajo te haya resultado útil y puedas aplicarla en la gestión del teletrabajo en tu empresa. 

El futuro del teletrabajo

Recuerda la reflexión de Leonardo Da Vinci sobre la necesidad de hacer las cosas que aprendemos: “Me impresionó la urgencia de hacerlo. Saber no es suficiente, debemos aplicar. Estar dispuesto no es suficiente, debemos hacerlo”. 

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